Информатизация и связь

Электронный технологический документооборот


Бизнес живет в постоянном круговращении документов. В такой огромной, разветвленной и распределенной системе, как железнодорожный транспорт, полное, точное и своевременное информационное отражение реально происходящих технологических и управленческих процессов критически важно. Технологический документооборот составляет основу контроля, анализа, оперативного управления и планирования эксплуатационной деятельности ОАО «РЖД».

Развитие информационных технологий позволило перевести в практическую плоскость электронизацию документооборота и автоматизацию управления им. В частности, в железнодорожной отрасли уже давно действуют системы электронного документооборота, защищенной электронной почты, централизованное хранилище данных, различные автоматизированные системы учета и управления. И в отношении электронизации и автоматизации документооборота железнодорожники находятся на передовых рубежах.

Между тем 95% документооборота в компании осуществляется на бумажных носителях. И этому есть объяснение: характер деятельности отрасли требует четкого документального подтверждения всех шагов в реализации технологического процесса. Утвержденные формы первичной учетной документации ОАО «РЖД» формируются по всем хозяйствам и сопровождают практически все технологические операции на железнодорожном транспорте. Простой их перевод в электронную форму, т.е. замена бумажного носителя электронным без совершенствования самого технологического процесса, не решает задачи повышения эффективности бизнес-процесса. Ведь документооборот не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе компании. Документодвижение тесно интегрировано с другими задачами, решаемыми информационно-управляющими системами. Поэтому автоматизация документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в действующие на железнодорожном транспорте прикладные системы.

В условиях реформирования отрасли существует острая необходимость пересмотра технологии эксплуатационной работы хозяйств, участвующих в перевозочном процессе. Все это требует существенного повышения достоверности данных и увеличения скорости передачи информации о факте свершившихся технологических операций. Предстоит сократить затраты и издержки на регистрацию производственных операций, исключить дублирование документов и данных, централизовать отчетность, обеспечить оперативный доступ к производственным и финансовым результатам компании.

Образование операторских, дочерних компаний и филиалов определяет потребность в наличии структурированного информационного обмена не только между предприятиями холдинга, но и другими субъектами хозяйственной деятельности и органами государственной власти.

Для реализации этих задач в ОАО «РЖД» разработана автоматизированная система электронного технологического документооборота (АС ЭТД), которая предоставляет работникам массовых профессий средства для выполнения функциональных обязанностей в соответствии с должностной инструкцией и установленным регламентом. При этом каждый участник электронного технологического документооборота обеспечивается средствами электронной подписи. Система введена в опытную эксплуатацию на Юго-Восточной, Куйбышевской и Горьковской железных дорогах в объеме 28 первичных учетных документов по службам движения, вагонного, локомотивного, путевого хозяйств, а также хозяйства электрификации и электроснабжения.

Результаты опытной эксплуатации и перспективы развития автоматизированной системы «Электронный технологический документооборот» с применением электронной цифровой подписи» были рассмотрены на заседании Правления ОАО «РЖД». Предваряя рассмотрение этого вопроса, президент компании В.И. Якунин подчеркнул, что этот проект, без преувеличения, должен радикально изменить работу управленческого аппарата компании. Необходимо, чтобы эта система стала частью технологической системы управления. И только в этом случае удастся уйти от бюрократизации и очень медленного прохождения решений.

С подробными докладами о структуре автоматизированной системы электронного технологического документооборота с применением электронной цифровой подписи, результатах ее эксплуатации и перспективах дальнейшего развития выступили начальник Департамента информатизации и корпоративных процессов управления А.В. Илларионов и директор ГВЦ ОАО «РЖД» В.Ф. Вишняков. Затем состоялся обстоятельный обмен мнениями, принято решение о дальнейшем развитии системы и тиражировании полученных результатов на всю сеть железных дорог.

На заседании Правления отмечалось, что технический и технологический уровень развития информационно-коммуникационных технологий, достигнутый в компании, выводит ее в число лидирующих в стране. Она становится важным звеном единого пространства электронного документооборота, ее возможности выходят далеко за границы собственно железнодорожной отрасли. Нет сомнений в том, что информационные системы ОАО «РЖД» могут быть задействованы в реализации различных программ федерального уровня, в том числе федеральной целевой программы «Электронная Россия».

В этом номере журнала публикуется подборка статей по теме электронного технологического документооборота. Представленные материалы не исчерпывают всего многообразия темы, и журнал будет продолжать ее освещение.